Mange medarbejdere ved det godt i dag. De skal være varsomme med, hvad de bruger deres arbejdsmail til. Eksempelvis er det en dårlig ide at sende sjofle eller grove vittigheder, ligesom man heller ikke skal downloade ulovlig musik fra nettet eller oprette sig som bruger på en datingside. De uskrevne regler er så småt ved at falde på plads, men det er ikke nok. Der er nemlig i høj grad brug for skrevne regler. E-mailpolitikker, der på lige fod med den øvrige personalepolitik, er noget alle medarbejdere kender til.

”Brugen af e-mail er kommet snigende. Det er jo ikke sådan, at virksomhederne fra dag til dag har besluttet, at de ville indføre det. Det er et arbejdsredskab, der er kommet langsomt, og derfor giver det nu anledning til overvejelser om, hvordan det medie skal benyttes,” siger Flemming Faber fra IT- og Telestyrelsen.

Og selv om e-mailen på mange måder har overtaget den klassiske skriftlige korrespondance, er det de færreste, der ser ens på de to medier. Mens et almindeligt brev betragtes som højtideligt og bærer et officielt præg, er e-mailen langt mere uhøjtidelig og uformel. Men kun i bevidstheden. For juridisk er der ingen skelnen. Principielt bør man altså ikke sende en e-mail, som man ikke ville kunne printe, frankere og smide i en postkasse.

”Der er virkelig behov for at få indskærpet, at e-mailkorrespondance er lige så juridisk bindende som brevkorrespondance. De regler, der er på området, ændrer sig ikke, selv om mediet ændrer sig,” siger Flemming Faber og pointerer at det både gælder medarbejderne og lederne. For en leder må lige så lidt åbne en medarbejders e-mail, som han eller hun må åbne medarbejderes brevpost.

Tid til oplysning

Godt nok er e-mailen over en kort årrække blevet den fortrukne måde at distribuere informationer på, men informationerne om, hvad man bør og ikke bør bruge e-mail til, er mangelfulde. For eksempel kan det give store driftsmæssige belastninger, hvis tunge filer – hvor seriøse de så end er – sendes vidt og bredt rundt i et system. Ligesom der alt for ofte bliver sendt kopier af e-mails til brugere, for hvem indholdet måske er direkte til en tur i den digitale skraldespand. Ikke bare belaster det it-systemer, det er også enormt tidskrævende.

”Virksomhederne skal fastlægge, hvad medarbejderne bør bruge mailen til. Ikke blot hvad omgangstonen er, men også hvad der sendes til hvem hvornår. Der skal forklares, hvad der belaster systemet og sidst men ikke mindst også, hvad de sikkerhedsmæssige risici er,” understreger Flemming Faber. For virusangreb kommer i dag fra e-mails, og det er ikke alt, der kan fanges centralt. Den enkelte medarbejder skal være opmærksom og vide, hvordan de tackler e-mail med virus.

”Vi anbefaler, at man gør nye medarbejdere bekendt med sin e-mailpolitik ved en ansættelse. Og i øvrigt altid gør sine ansatte opmærksomme på politikken og eventuelle ændringer. Det burde være almindelig procedure. Hvor forpligtende det så skal være, og om e-mailpolitikken kræver en underskrift er så et spørgsmål om ens øvrige personalepolitik. Men ofte vil entydig information være nok. Og det er afgørende, at det har fundet sted, hvis man er tvunget til at gå rettens vej,” siger Flemming Faber.

Endvidere er det også afgørende for en virksomheds ledelse, at medarbejderne er blevet gjort opmærksomme på, hvem der af kontrol og driftsmæssige hensyn har adgang til e-mailkontoen. I henhold til persondataloven har virksomheden nemlig informationspligt.

Små har også stort behov
Selv om der ikke findes egentlige opgørelser over omfanget af e-mailpolitikker i Danmark, har Flemming Faber en fornemmelse af, at de store virksomheder benytter dem oftere end de små. Men virksomhedens størrelse er ikke det afgørende for, om der er behov for en politik.

”Det kan lige så vel være en lille virksomhed med seks ansatte, der bruger e-mails. Og hvis du som arbejdsgiver vil være sikker på, at du kan stille krav til de ansattes brug af e-mail, er du nødt til at have en politik på området. Man kan ikke bare regne med, at alle ved, hvad de må og ikke må,” siger Flemming Faber.

Fakta: De Digitale Farer

1. Tabt produktivitet
Mange ansatte opfatter Internet og e-mail som personlige medier. Arbejdstiden bruges også til privat kommunikation såsom rundsending af jokes og online chat, og der søges efter private informationer såsom rejseinfo og nyheder. Desuden brydes medarbejderens koncentration ofte af irrelevant kommunikation såsom junk mail eller spam. Resultatet er en nedgang i organisationens samlede produktivitet.

2. Virusangreb
Langt de fleste danske virksomheder har på et eller andet tidspunkt været udsat for virusangreb via e-mail. Konsekvensen er ofte tabte data, spild af tid og hele it-systemer, der går ned. Og risikoen for at modtage vira via den digitale kommunikation stiger i takt med, at omfanget tager til.

I samme kategori hører risikoen for at sprede virus til kunder og samarbejdspartnere, hvis de data, der strømmer ud af virksomheden, ikke kontrolleres.

3. Misbrug, læk og tab af fortrolige informationer
Fortrolige informationer som proprietær teknologi, overordnet strategi, forretningshemmeligheder, eller finansielle data kan enten bevidst eller fejlagtigt sendes til modtagere udenfor virksomheden. Og netop fordi der er tale om digital kommunikation, er der mulighed for at sprede informationer til et stort publikum indenfor ganske kort tid. Konsekvenserne kan være enorme, og især børsnoterede virksomheder mærker næsten øjeblikkeligt resultatet i form af dalende aktiekurser. Desuden kan tab i form af mistet goodwill eller dalende brand-loyalitet være svære at rette op på på kort sigt.

4. Juridisk labilitet
Mange medarbejdere betragter digital kommunikation som uformel og uforpligtende. Ikke desto mindre er e-mail-kommunikation lige så forpligtende som traditionel brevkorrespondance, og bør behandles på samme måde. Derfor er det vigtigt, at medarbejdere forholder sig til e-mail-baseret korrespondance på samme måde som det traditionelle brev påtrykt virksomheden logo. At distribuere diskriminerende vittigheder til venner og bekendte eller foretage private indkøb fra arbejdscomputeren, kan vise sig at falde tilbage på virksomheden som helhed, frem for den enkelte medarbejder.

5. Nedgang i service eller netværksydelse
Sendes mange e-mails med vedhæftede filer (hvoraf mange ikke er arbejdsrelaterede) risikeres en nedgang i virksomhedens netværksydelse og internetadgang. Det samme er tilfældet, hvis der downloades store mængder af unødige data. Et overbebyrdet netværk kan besværliggøre relevant brug af internet og i værste fald stoppe kritiske transmissioner af relevante dokumenter. Og det sker hver dag i masser af danske virksomheder. Et godt eksempel er Folketinget, hvor de IT-ansvarlige var nødt til at lukke for adgangen til reality-programmet Bigbrothers hjemmeside, da de folkevalgte besøgte den så ofte, at netværket ikke kunne følge med.