Mange skriver e-mails til kollegerne for at være hjælpsomme eller for at fremme en god kommunikation, men alle disse e-mails kan give bagslag.

Maurice Kaplan Grey, senioranalytiker for Gartner, siger, at i en aftagende økonomi vil det være oplagt at skære unødvendig e-mail-aktivitet bort. Det vil spare penge, og det vil forøge produktiviteten - og det vil kunne mærkes øjeblikkeligt.

Undersøgelsen viste, at 34%, af de e-mails medarbejderne modtager, er uden relevans og at kun 27% af de modtagne mails fordrer umiddelbar opmærksomhed.

Gartner anbefaler, at man træner medarbejderne i at bruge e-mail-systemet hensigtsmæssigt. Fx skal man kun videreformidle information til dem, der rent faktisk har brug for de pågældende oplysninger. Og så skal man lade være med at sende unødvendige svarmails som fx: "Jeg er glad for at kunne hjælpe" eller "Den er jeg med på".

Det kan måske vise sig, at chat-rum eller intranet-opslagstavler er mere effektive, når medarbejderne skal fungere i teams.

Herhjemme er man så småt begyndt at se på problemet. Hos reklamebureaet BBDO har man lukket for interne mails mellem 10 og 15.