Nu, hvor starten er gået til fyrtårnsprojektet “Den Digitale Amtsgård", har Nordjyllands Amt allerede taget de første skridt som aktør i fremtidens netsamfund.

Nordjyllands Amt drives frem af visionen om, at vi inden udgangen af 2005 har skabt landets mest effektive og åbne forvaltning. Det skal ske med afsæt i den nyeste teknologi og med en moderne tilrettelæggelse af forretningen, som sætter borgere og erhvervsliv i centrum med døgnåbne selvbetjeningsservices på Internettet og effektiv og hurtig sagsbehandling.

Med den offentlige forvaltning, defineret som en moderne forretning, der især har sin berettigelse, så længe den er i stand til at levere efterspurgte

serviceydelser af høj kvalitet, vil den amtslige forvaltning agere som en moderne virksomhed. Vi vil levere serviceydelser til vore kunder, som er borgere, erhvervsliv og andre samarbejdspartnere.

Ved at etablere virtuelle biblioteker vil vi muliggøre digital interaktion mellem de interne systemer og kunderne, ligesom vi vil gøre de mange forskelligartede data, der eksisterer i amtets systemer, tilgængelige for en større offentlighed.

Sagsbehandlingen ved brug af digitale signaturer og elektroniske intelligente blanketter skal begynde hos den enkelte borger og være fundamentet for en hurtigere og mere fejlfri sagsbehandling. Sideløbende skal der effektiviseres i den interne forretning og opbygges et fælles vidensgrundlag samt skabe større synlighed i grundlaget for amtets beslutninger.

Etableringen af en Digital Amtsgård forudsætter i hele processen et tæt samspil mellem de organisatoriske kompetencer og den nye teknologi. En organisation vil fejle, hvis den har en forventning om, at det at træde ind i netværksamfundet primært er et spørgsmål om nye teknologiske løsninger. På samme måde vil den organisation, der mangler fælles mål og visioner for den fremtidige organisation, aldrig kunne udnytte teknologiens potentiale og tage teknologien til sig.

En væsentlig forudsætning for at fastholde og nå de nordjyske visioner og mål har derfor allerede i formuleringen af dem været at sikre såvel organisatorisk som teknologisk forankring. Men det er forbundet med omkostninger at være i front. Ikke blot er teknologien ny og uprøvet, også store dele af den proces, der skal realisere amtsgårdens visioner og mål, skal opfindes undervejs.

Nordjyllands Amts vision om at skabe den mest åbne offentlige forvaltning skal nås gennem selvbetjening og muligheden for servicedifferentiering, idet de borgere, der betjener sig selv, frigør ressourcer, som kan målrettes mod de borgere, der har behov for en anden form for betjening.

Den "digitale borger” skal til gengæld have en række andre fordele som fx umiddelbar og udførlig information, hurtighed i ekspeditionerne og indberetning ét sted til alle offentlige instanser.

Åbenhedstanken konkretiseres i tre indsatsområder: Et døgnåbent elektronisk amt, et amt med åbenhed i forvaltningen, hvor sagernes forløb kan følges, og endelig et åbent demokratisk amt, hvor borgerne inddrages i den demokratiske proces.

Fundamentet for alle tre niveauer er en organisation, hvor alle arbejdsgange foregår elektronisk og dermed kan gøres tilgængelige via Internettet - enten som information, der stilles til rådighed for alle, eller som personlig information, der kun kan nås via borgerens digitale signatur.

Selvbetjening via Internettet
De elektroniske kommunikationsveje i det digitale amt skal tilføre ny værdi til den eksisterende kommunikation mellem borgere, virksomheder og forvaltning.

Det digitale amt har døgnåbent, så borgeren bestemmer selv, hvornår den digitale kontakt skal finde sted. Papirblanketter erstattes af intelligente elektroniske blanketter, som ved hjælp af borgerens digitale signatur genfinder eksisterende data, giver vejledning og validerer data, inden de afleveres til amtet. Arbejdsgangen fra borgeren sætter sig til pc’en og til den elektroniske blanket er sendt, rummer i sig selv en tidsbesparelse i forhold til den traditionelle papirblanket, hvor eventuelle fejl og mangler måtte korrigeres ved at sende blanketten frem og tilbage med post.

Med interaktive kort kan sagsbehandlingsprocessen inden for teknik- og miljøområdet forfines yderligere - ligesom borgeren vil få stillet en lang række af amtets information til rådighed ved brug af selvbetjeningsløsninger på Internettet.

Digitale gravetilladelser og vejnabosager i Amtsvejvæsenet er et af mange projekter i Nordjyllands Digitale Amtsgård, som bygger på ovennævnte filosofi.

Tanken er, at borgere, ledningsejere og andre via amtets hjemmeside skal kunne finde relevante kort, faktaoplysninger og ansøgningsblanketter. Samtidig skal de ved nogle enkle markeringer kunne maile deres ønsker til amtet - fx ved et kryds på de kort, som amtet stiller til rådighed på hjemmesiden. I dag bruger ansøgerne en masse energi på selv at lave kort. Tid, som kan spares, når amtets egne kort stilles til rådighed i forbindelse med online selvbetjeningen.

Den ultimative intelligente blanket får vi, når systemet kan overtage de simple og entydige sagsbehandlingssager og selv kan tilbyde alternative løsningsforslag, hvis borgeren fx i en ansøgning beskriver forhold, der ikke kan gives godkendelse til.

Den åbne og udadvendte forvaltning
Borgeren skal opleve forvaltningen som åben og udadvendt - de opgaver, amtet løser, skal være fuldt synlige, og deres forløb gennem såvel det administrative som det politiske system skal kunne følges.

Nordjyllands Amt tog første skridt mod den åbne digitale forvaltning med postlister på Internettet i 1998. En af de store gevinster ved projektet har været den interne dialog og den efterfølgende opmærksomhed på åbenhedstanken i organisationen. Når borgere og presse kan kikke med over skulderen, ændres arbejdsvilkårene for den enkelte. At arbejde i en sådan organisation kræver omstilling af medarbejdere og ledelse.

Den åbne og udadvendte forvaltning skal gennemføres med respekt for borgernes personlige rum - på den ene side skal vi give adgang for alle til at følge sager, der angår den brede offentlighed, på den anden side skal vi varetage den enkeltes interesse og sikre, at der ikke opstår unødig utryghed omkring henvendelser til amtet.

Udover at følge aktuelle sager, der behandles i administration, udvalg og amtsråd, har borgeren også adgang til de personlige data, amtet måtte have som fx sygehusjournal, tidligere ansøgninger osv. Adgang til de personlige data kan dog kun nås ved en sikker identifikation af borgeren.

Det er vores forventning, at et digitalt informationstilbud, hvor borgeren kan sammenligne ydelser og få indblik i det politiske og administrative arbejde, vil være med til at fjerne usikkerhed om det offentliges beslutningsgrundlag og skabe realistiske forventninger til tilbuddene.

Den åbne og udadvendte forvaltning vil desuden give den kritiske forbruger og samfundsborger indsigt i anvendelsen af det offentliges ressourcer, og dermed fastholde og styrke den offentlige sektors troværdighed.

Den demokratiske proces
Jo mere nærværende og væsentlig borgerne oplever den demokratiske proces, jo større interesse. Ved seneste folketingsvalg lå stemmeprocenten på 85,95. Stemmeprocenten ved amtskommunalvalget i 1997 lå på 71,4, og i Nordjylland var den helt nede på 68,4 som det laveste af amterne.

Den demokratiske debat, der tidligere foregik i partiorganisationerne, fagbevægelsen og andre bredere foreninger og institutioner, er på retur. I stedet ses græsrodsbevægelser eller foreninger, der meget stærkt involverer sig I

enkeltsager. Der mangler i det nuværende samfund et mere kontinuerligt og generelt rum for den demokratiske debat.

Det lokale/regionale demokratiske niveau trænger til en saltvandsindsprøjtning - en fornyelse af det demokratiske rum - for igen at blive nærværende og væsentlig hos borgerne. I det digitale amt kan borgere og politikere mødes i det virtuelle forsamlingshus og debattere aktuelle emner.

Et af projekterne i Nordjyllands Digitale Amtsgård er at opbygge et demokratirum på internettet, som indvies ved amtsrådsvalget i november. I den kommende valgperiode skal demokratirummet fungere som et nyt mødested for borgerne og politikerne, et rum hvor politikerne kan tage borgerne med på råd i beslutningsprocessen.

Målet med demokratirummet er at give mulighed for en øget og mere kvalificeret debat og dialog om de politiske prioriteringer, men formentlig også øget forståelse for kompleksiteten bag beslutningerne.

E-handel
En digital amtsgård skal ikke blot defineres som amtets betjening af sine kunder. Alle områder af amtets forretning skal tænkes med ind i det samlede løsningskoncept. Således ligger der et stort indsatsområde i en digitalisering af amtets indkøb.

Nordjyllands Amt vil i de kommende år spille en central rolle i udbredelsen af e-handel i Danmark, hvilket vil ske i form af en indkøbspolitik baseret på konsekvent gennemført e-handel.

Nordjyllands Amt er en stor kunde, som er moden til og har kapacitet til at bidrage til udviklingen af det optimale e-handelskoncept til det kommunale og amtskommunale marked i Danmark.

Hovedformålet med at indføre e-handel mellem Nordjyllands Amt og vores mange leverandører er at effektivisere vores indkøbsproces og medvirke til at udnytte amtets ressourcer optimalt.

Vi har konkrete planer på området i form af en e-handelsløsning, der er opdelt i fire selvstændige projekter, som skal implementeres over de næste tre år. Planen er at styrke to sider af amtets indkøb. Den ene er intern effektivisering og øget brug af indgåede indkøbsaftaler, mens den anden er automatisering af processerne med leverandørerne, hvor der vil blive tale om forskellige e-handelsløsninger.

Målsætningen med e-handelen er, at faktura og bilag sendes elektronisk mellem amtets og leverandørernes IT-systemer, og hele godkendelses- og betalingsproceduren kommer til at foregå elektronisk - med andre ord vil papirblanketterne forsvinde.

Internt skal indkøbsprocessen effektiviseres via indførelse af et elektronisk bestillingssystem, som skal integreres med amtets indkøbs- og lagersystem, hvor alle vore indkøbsaftaler er registreret. Systemet skal gøre det enkelt for alle amtets institutioner at købe ind via amtets indkøbsaftaler i et elektronisk flow, hvor indtastningen kun sker én gang. Institutionerne vil samtidig få fuld andel i amtets opnåede rabatter.

Internt vil der også ske en effektivisering af arbejdsgangene i forbindelse med ordreafgivningen og faktureringen. Dette vil ske ved, at arbejdsprocesserne bliver mere standardiserede og ved, at samtlige medarbejdere arbejder med samme data, hvorved misforståelser, der medfører forkerte leverancer med en senere reklamation til følge, reduceres betydeligt.

Vi vil i øget grad satse på koncernindkøb, og vi har som en stor indkøbskunde mulighed for at påvirke leverandørerne til at indføre e-handelsløsninger, som kan være med til at skabe et tættere samarbejde mellem amtet og de leverandører, der er indgået indkøbsaftaler med. Det forventes, at de økonomiske gevinster, leverandørerne får ved e-handelen, vil komme amtet til gode i form af lavere priser.

I første omgang indgås aftaler med de leverandører, som er mest interesserede og parate til at handle elektronisk. Mange - især små og mindre - virksomheder er endnu ikke i gang med e-handel. Vi satser derfor på flere kommunikationskanaler og standarder, hvilket vil give flere små og mindre virksomheder mulighed for at deltage i e-handelsløsninger, der er økonomisk mindre belastende.

På længere sigt vil leverandørernes mulighed for at håndtere e-handelen være en afgørende parameter i forbindelse med amtets indkøbsaftaler, hvilket betyder, at det senere kan blive et krav for at handle med Nordjyllands Amt.

Den Digitale Amtsgård er ikke blot et stort IT-projekt med fokus på åbenhed i forvaltningen og service rettet mod borgerne. Det er også et stort organisationsudviklingsprojekt. Mange IT-folk ser bekymrede ud, når vi påstår, at projektet handler om 80 pct. organisation og mennesker og om 20 pct. tek-

Det handler om medarbejderne
nologi. Men vi er sikre på, at det holder. Vel skal opmærksomheden være rettet mod at sikre, at infrastrukturen er, som den skal være, og at teknologi, teknik og programmer m.v. spiller sammen, som de skal med høj kvalitet og driftssikkerhed. Men, der skal i endnu højere grad være opmærksomhed på de organisatoriske og menneskelige aspekter i processen.

Vi sætter jo ikke blot strøm til eksisterende arbejdsgange og rutiner. De bliver helt afskaffet eller lavet om. Projektet skal også bruges til at (gen)etablere optimale arbejdsgange og sagsbehandling med sikring af høj kvalitet i arbejdet og bedst mulig udnyttelse af ressourcerne. Ikke kun for at "spare" penge, men også fordi det betyder gode arbejdspladser med spændende arbejdsopgaver i et moderne miljiø, hvor høj professionalisme og servicering af borgerne er i fokus frem for støvede procedurer og rutiner.

Kun meget få medarbejdere er interesserede i stive procedureforskrifter, historisk bestemte rutiner og forretningsgange og opgaver, der reelt er perifere i forhold til det egentlige arbejde. De fleste medarbejdere, herunder alle dem, vi i de kommende år skal rekruttere til den offentlige sektor, er trætte af bureaukrati. De ønsker gode arbejdspladser med spændende og selvstændige opgaver inden for det felt, de er uddannede til. De ønsker et selvstændigt ansvar og mulighed for kompetence- og karriereudvikling, ellers bliver de ikke i organisationen.

Med en digital amtsgård kan vi tilbyde spændende og selvstændige opgaver, og det giver os mulighed for at rekruttere og fastholde de dygtige medarbejdere.

Derfor handler Den Digitale Amtsgård i allerhøjeste grad om kompetenceudvikling. Udvikling af såvel den enkelte medarbejders kompetencer som den samlede organisations kompetence til at løse opgaverne bedre. Det handler om nye måder at løse opgaverne på. Der findes intet papir i sagsmappen. Det handler om at løse helt andre opgaver end dem, du løste i sidste uge. Det handler om fokus på det fagligt udfordrende.

Alle medarbejdere bliver berørt af dette projekt. Og en del vil opleve, at en række opgaver ganske enkelt forsvinder. Således skal teknikken og teknologien klare rutineopgaverne. Det er et af målene. Et andet ret håndfast mål er en forudsætning om, at 13-15 stillinger nedlægges i løbet af projektperioden. Men ingen afskediges som følge af projektet. Det er en naturlig sikkerhed at give folk.

Samtidig er det naturligt at forvente, at medarbejderne spiller aktivt med. Og det gør de. Amtsgårdens samarbejdsorganisation er fra starten inddraget aktivt i projektet og bakker det 100 pct. op. Medarbejderne holdes naturligvis løbende orienteret om udviklingen i projektet. Der indgår flere medarbejderrepræsentanter i samtlige styregrupper og arbejdsgrupper under projektet, og det hele hviler på, at medarbejdere aktivt bidrager med deres faglige indsigt i det enkelte sagsområde.

Som et bidrag til at sikre løbende kompetenceudvikling gennem projektet har amtets hovedudvalg, af midlerne til personalepolitiske projekter, afsat ressourcer til at foretage en løbende evaluering i projektperioden. Evalueringen skal beskrive, hvad det konkret betyder for medarbejdere, når der gennemføres så store og gennemgribende organisationsprojekter. Ligeledes skal evalueringen bidrage til at forstå, hvad det betyder for medarbejdere, når det konkret er ens egne opgaver, der digitaliseres.

I Den Digitale Amtsgård bruger vi langt mindre papir end i dag. Medarbejderne arbejder med spændende og udfordrende faglige opgaver, hvor kompetenceudvikling er en nødvendig og naturlig del i hverdagen. Borgerne er meget tættere på forvaltningen, og forvaltningen er meget tættere på borgerne. Det er sjovt at arbejde et sted, hvor det går godt, og på en arbejdsplads med et godt image. Det er sjovere at være med på det hold, der kæmper om at vinde end på det hold, der kæmper for at undgå nedrykning og er bange for at lave selvmål. Nordjyllands Amt vil være med på en vinder!